Cómo organizar un evento en época de Covid-19

Nadie puede negar que la crisis sanitaria que estamos viviendo afectará a los eventos de todo tipo. Fueron muchos los eventos cancelados estos meses, pero poco a poco vemos cómo la situación va cambiando, y se retoman estas iniciativas, eso sí, con cambios importantes en su organización.

A continuación os detallamos algunas cosas a tener en cuenta a la hora de organizar un evento en época de Covid-19:

EVENTOS DIGITALES

Los eventos online venían ganando seguidores desde hace años, pero con la situación actual han despegado definitivamente. Tienen muchísimas ventajas, y las desglosaremos en otro post una a una, pero en lo que se refiere a la crisis del Covid-19, es una manera de poder seguir adelante con el calendario de eventos de la empresa sin poner en riesgo la salud de nuestros clientes.

CUMPLIR CON LAS NORMAS

Es muy importante estar al día de todas las normas que se deben cumplir a la hora de organizar el evento (límite de aforo, mantener la distancia social, medidas de seguridad, uso de la mascarilla, geles desinfectantes a disposición de los invitados…).

SED FLEXIBLES

La situación en una pandemia va cambiando día a día, por eso es muy importante tener flexibilidad y saber adaptarnos rápidamente a los cambios de normativa o a los imprevistos de última hora.

ESTUDIA A TU PÚBLICO

Si vas a organizar un evento en el que venga gente de fuera de la ciudad o incluso del país, debes tener en cuenta esos desplazamientos (posibles cancelaciones, modificaciones en los horarios, etc).

SEGURO DE CANCELACIÓN

Otro factor a tener en cuenta es investigar sobre los diferentes seguros de cancelación que existen por si es necesario contratar uno para posibles imprevistos.

EVENTOS DE MENOR DURACIÓN

Si el evento es presencial es recomendable que no dure mucho, ya que cuanto más tiempo socialicemos, más posibilidades hay de contagio.

EVITA REUNIONES SOCIALES

Igual que comentamos en el punto anterior, los propios organizadores del evento deben ser conscientes del riesgo que conllevan los planes de ocio dentro de las actividades del evento (cenas, coffee break, comidas de trabajo…). Debemos evitar cualquier tipo de actividad que no sea indispensable para el objetivo del evento.

MANTÉN INFORMADOS A LOS INVITADOS

Es importante que los asistentes al evento sepan en todo momento cómo deben actuar. ¿Será imprescindible el uso de mascarilla? ¿podrán llevar acompañantes? ¿deben acceder por alguna puerta especial para evitar aglomeraciones? Sería ideal que la propia organización diseñase un documento explicando todas las medidas que se han tomado para mantener la seguridad de los asistentes y cómo deben actuar una vez allí.

HAZ QUE LA GENTE SE SIENTA SEGURA

Es posible que la gente tenga miedo a asistir a un evento en el que desconoce las medidas que se han tomado para su organización. Cuida a tus invitados, y hazles saber que estáis cumpliendo con el protocolo necesario para que sea un evento seguro.

CARTELERÍA

Una vez que empieza el acto, haz que la gente sepa qué tiene que hacer. Cuenta con cartelería y señalización para indicar a los asistentes las distancias de seguridad, asientos reservados, dónde disponen de gel hidroalcohólico, así como las normas a seguir.

ESPECIAL HINCAPIÉ EN LA LIMPIEZA

Una de las partes más importantes a la hora de organizar un evento en época de Covid-19 es la limpieza. Contrata a un equipo de profesionales que desinfecte antes, durante y después.

KIT DE EMERGENCIA

Es importante que dispongas de un kit de emergencia especial Covid por si algún invitado necesita una mascarilla, por ejemplo, gel desinfectante, termómetro por si se encuentra mal, etc.

RECOPILA DATOS

No olvides registrar los datos de todos los asistentes, por si en caso de que haya un contagiado entre ellos, poder localizar fácilmente a todos los demás para que tomen las medidas necesarias.

ORGANIZA UN PLAN DE EMERGENCIA

Normalmente en todos los eventos se cuenta con un plan B, pero en este caso debemos contar con muchos planes B. ¿Qué pasa si unos de los ponentes está en cuarentena? ¿y si hay un infectado en el evento? ¿y si cierran las fronteras y hay gente que no puede asistir? ¿y si tenemos que cancelar el evento por temor a rebrote?

Hay mil situaciones que pueden surgir y cambiar el transcurso de la organización. Meditar bien cada una de ellas y cómo se actuará en casa caso.

Como veis, los eventos pueden seguir desarrollándose, simplemente hay que tener en cuenta una serie de detalles importantes para que todo el mundo se sienta seguro.

¡Esperamos que estos consejos os sirvan de ayuda a la hora de organizar vuestros eventos!

Fotografía de portada de Miriam Méndez Fotografía