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12 Claves para escoger el lugar perfecto para tu evento

12 Claves para escoger el lugar perfecto para tu evento

Una de las partes fundamentales para que un evento sea un éxito es elegir un espacio adecuado para ello y por ello te damos 12 claves para escoger el lugar perfecto para tu evento.

Cada evento es un mundo, tiene unas características, unos objetivos, un tipo de invitados… por lo tanto el lugar escogido debe encajar en las necesidades de la empresa y además aportar un valor añadido al evento. Esto se convierte en todo un reto para los organizadores, ya que es una de las primeras piezas del puzzle cuando empezamos con la organización.

A continuación, te damos las 12 claves para escoger el lugar perfecto para tu evento:

Define tu objetivo

El primer paso es identificar bien cuál es el objetivo del evento, y a partir de ahí empezar a buscar el espacio que más se adapte y encaje con el evento.

Establece las necesidades

Una vez que está claro el objetivo, es necesario hacer un listado de las necesidades del evento. ¿Son necesarios medios para proyectar imágenes? ¿el evento será de pie o sentados? ¿se necesitan varias salas independientes? Estos son algunos de los ejemplos. 

Fija el aforo y tipo de invitados

Es importante encontrar un espacio acorde al número de invitados que vas a tener en el evento. Una sala muy grande con poca gente proyecta tan mala imagen como un salón pequeño donde parte de los invitados tengan que quedarse fuera. El tipo de invitados también condicionará el lugar elegido (no es lo mismo un evento en un hotel de cinco estrellas que en un auditorio municipal).

Ten en cuenta la fecha del evento

El espacio escogido no será igual en invierno que en verano, ni si es un evento de mañana o de tarde, y por supuesto si es al aire libre o en un salón interior. En cada una de las situación debéis tener en cuenta el factor climatológico, por ejemplo, en un evento al aire libre en pleno agosto, es importante saber dónde hay sombras naturales, y si no las hay poner sombrillas o valorar hacerlo en interior con aire acondicionado.

Establece un presupuesto

El presupuesto es muy importante en la organización de un evento, y de las primeras tareas que se deben dejar claras desde un principio. Define el presupuesto total del que dispones para el evento y divídelo en partidas, de esta forma será muy sencillo ajustarse a él.

Consulta que servicios ofrecen

Quizá para tu evento sea importante ofrecer parking a los invitados, o si es un congreso donde viene mucha gente de fuera el alojamiento es un plus añadido.

Ten en cuenta la accesibilidad

Es importante que preguntes si es un espacio adaptado a gente con movilidad reducida, o para gente con minusvalías sensoriales.

Buena ubicación

La ubicación del espacio es muy importante, y varía según el tipo de evento. Si el evento dura un día entero o varios días, se pueden valorar opciones a las afueras. En cambio para un evento de un par de horas un día de semana, lo ideal para tener mayor asistencia es hacerlo en un lugar fácilmente accesible y con buenas conexiones de transporte público.

Ten en cuenta el estilo y capacidad de personalización

El espacio elegido “hablará” por sí solo, por eso debe ser fiel al estilo del evento y a lo que se quiera transmitir. Un punto importante también es la capacidad de personalización que nos permite el espacio, para darle el toque corporativo necesario. 

Consulta la flexibilidad en el montaje

Esta es una de las cosas en las que no se suele pensar hasta que unos días antes del evento tenemos que gestionar el montaje de toda la decoración, medios, pruebas… Imagina tener todo el evento organizado, que necesites 3 días de montaje y el propio espacio esté alquilado a otra empresa el día previo. Por eso es importante que consultes antes de firmar con el espacio, qué facilidades y cuántos días os permiten de montaje y desmontaje.

Que sea un lugar que te aporte confianza

Es importante conocer la gestión del espacio con antelación. El propio espacio forma parte de la imagen del evento, y por lo tanto de la empresa, por lo que contratar a un equipo profesional es fundamental. Saber que se cumplirá con el contrato, que si ellos se encargan de alguna parte del evento (limpieza, catering, mobiliario…) cumplan con los mínimos de calidad que la empresa exige.

Plantearse el plan B

A la hora de elegir el espacio debéis plantear las diferentes opciones de plan B. ¿Dónde se hará si llueve? ¿Qué pasa si necesitamos reducir el aforo?

Como ves, elegir el lugar adecuado simplemente es cuestión de tener muy claro los objetivos del evento y las necesidades, sin olvidarnos de ningún punto imporante.

Esperamos que con estas claves encuentres el lugar perfecto para que tu evento sea un éxito.

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